Założenie własnej działalności gospodarczej to ważny krok w kierunku niezależności. Po załatwieniu całego szeregu formalności (np. rejestracja firmy, nadanie REGON-u) pozostaje nam wdrożenie naszego biznes planu w życie. Pomysł na biznes to nie wszystko - najistotniejsza rzecz to jego realizacja krok po kroku oraz (jeśli będą ku temu zasadne przesłanki) elastyczna modyfikacja pod kątem zmieniających się realiów rynkowych. Pomocą w działaniach, a szczególnie przy sporządzaniu rachunków oraz faktur, może być dla nas odpowiednia aplikacja, której możliwości są idealnie dopasowane pod kątem naszych oczekiwań.
Dedykowany program do rachunków dla firm bez VAT
Nowoczesny program do prowadzenia rachunków oraz ewidencji sprzedaży ułatwia w sposób znaczący dokumentację wszelkich transakcji, których przeprowadzeniem się zajmujemy. W przypadku małych oraz średnich przedsiębiorstw tego typu aplikacje kosztują średnio kilkadziesiąt złotych i są w zupełności wystarczające dla prowadzenia księgowości na nasze potrzeby. Należy jednak pamiętać, że wiele z nich zostało dedykowanych po kątem statusu przedsiębiorstw - najtańsze oprogramowanie to te zarezerwowane dla firm zwolnionych z VAT, które nie wystawiają faktur, a jedynie paragony oraz rachunki.
Możliwości tego typu aplikacji są zatem mniej rozbudowane, z dodatkowych funkcjonalności można wymienić determinowanie własnego układu rejestru wystawianych dowodów transakcji pod kątem ich indywidualnego numerowania oraz sortowanie ewidencji sprzedaży pod kątem wybranego okresu i jego zbiorcze podsumowanie, eksportowanie towarów oraz usług i klientów do wybranego formatu (najczęściej jest to pdf, html, jpg), import (akceptowalne formaty plików to zazwyczaj csv, txt). Te podstawowe funkcjonalności będą jednak w zupełności wystarczające dla małych firm bez VAT, a według polskiego prawa są nimi przedsiębiorstwa, które w ciągu roku nie uzyskały obrotu w wysokości 150 tysięcy zł.
Program do faktur dla małych i średnich przedsiębiorstw
Profesjonalne programy do fakturowania dają większe możliwości, przede wszystkim jeśli chodzi o możliwość szybkiego generowania faktur i zarządzania nimi. Mamy w ich przypadku możliwość wystawienia faktury w kilku krokach, co jest bardzo wygodnym rozwiązaniem. Oprócz tego oferują one dokładny rejestr sprzedaży VAT, rozrachunki, zdefiniowanie własnego sposobu sortowania - rachunków, klientów, rozliczeń, tworzenie własnych list mailingowych, prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów itp.
Funkcjonalności w oferowanych programach są bardzo podobne, zróżnicowanie cenowe oraz możliwości ich dopasowania zależą w dużej mierze od potrzeb przedsiębiorcy. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na przeznaczenie aplikacji - czy są nimi małe lub średnie przedsiębiorstwa, czy program oferuje tylko wystawianie rachunków i paragonów bez faktur (aplikacja dla firm korzystających ze zwolnienia z VAT).
Licencja na zakup
Programy do fakturowania i rachunków są aplikacjami, które sprzedawane są na zasadzie licencji. Licencja przypisywana jest z reguły do danego numeru NIP firmy, zatem nie można go powielać ani rozpowszechniać. Ponadto mamy zazwyczaj do dyspozycji możliwość dożywotniego korzystania z aplikacji (licencja dożywotnia), jednak aktualizacja oprogramowania jest z reguły możliwa jedynie w okresie pierwszego roku. Aplikacje umożliwiające fakturowanie to koszt rzędu zazwyczaj od 100 zł do 300-400 zł w zależności od ich możliwości rozbudowy oraz potencjału.
Najważniejsze czynniki, którymi powinnyśmy się kierować przy wyborze odpowiedniego programu, to jego intuicyjność, łatwość obsługi oraz jego szybkość i wygoda. Z reguły w przypadku tego typu aplikacji otrzymujemy również w cenie produktu serwis na wypadek problemów z jego poprawnym działaniem. Oczywiście sprzedawane oprogramowanie to aplikacja desktopowa, która wymaga instalacji na naszym komputerze. Odpowiednie działanie oprogramowania jest też uzależnione od jakości sprzętu, na którym będzie ono instalowane.
W internecie znaleźć można również darmowe aplikacje do pobrania, polecane są one głównie dla firm zwolnionych podmiotowo z VAT (wystawianie rachunków i paragonów bez VAT).
|
